Ne maradj le híreinkről és cikkeinkről, kattints ide, és állítsd be saját forrásként a PlayDome-ot!
Sokszor kerülünk olyan helyzetbe átlagemberként is, hogy hivatalos ügyben kell telefonálnunk valakinek. Jó, ha ilyenkor betartjuk az alapvető telefonálási illemszabályokat. Mutatjuk, mire kell különösen odafigyelni.
Mikor illik telefonálni?
Az egyik legalapvetőbb dolog a megfelelő időpont kiválasztása. Bár lehet, hogy nekünk fontos a kérdésünk, mégsem telefonálhatunk akármikor az illetékesnek.
A munkaidő figyelembevételével hívjuk az adott személyt, de este 6 óra után hivatalos ügyekkel már senkit nem illik zavarni. Telefonos ügyintézésre a legmegfelelőbb időpont a délelőtt 10-11 óra, az ebédidő környékét is kerüljük, 14 órától már ismét telefonálhatunk.
A telefonáláshoz mindig készüljünk fel: legyen előttünk a naptárunk, ha időpontot szeretnénk kérni, vagy a dokumentum, amire hivatkozunk az ügyintézés során. Ne várakoztassunk senkit a telefon túloldalán, csak akkor tárcsázzunk, ha már mindent előkészítettünk.
Ha több személlyel is kell beszélnünk, először mindig azt hívjuk fel, aki a legmeghatározóbb információval szolgálhat ügyünkben. Ezzel sok időt spórolunk meg magunknak is.
Alapvető szabályok, amiket mindenkinek illik ismerni
Természetesen az üzleti telefonálásnak is vannak alapvető illemszabályai, melyeket többé-kevésbé egy átlagember is ismer. Ilyen az, hogy a hívó félnek kell bemutatkoznia, vagy hogy nem célszerű kihangosítva beszélni. Egyértelmű az is, hogy a hívás elején és végén köszönni kell.
Ám aki teljesen profi módon szeretné alkalmazni a telefonálási szabályokat, jobb, ha beiratkozik egy protokoll tanfolyamra. A MOE Rendezvényakadémia a hazai protokoll oktatás egyik jelentős képviselője, náluk online, a saját tempódban haladva sajátíthatod el az alapvető illemtani ismereteket. A telefon etikettről szóló modulban a vezetékes és mobiltelefonon történő kommunikáció eltérő sajátosságait is bemutatják a szakértők.
Egy ilyen üzleti kommunikáció képzés nagyon hasznos. Megtanulhatod, kinek kell kezdeményeznie a visszahívást, ha megszakad a vonal, vagy hogy mennyi ideig kell hagyni kicsengeni a telefont. És választ kaphatsz arra a kérdésre is: mit kell tenni, ha megbeszélés közben hívnak minket.
Jó tanácsok a telefonos üzleti tárgyalásokhoz
Az igazi üzletembereknek jól kell ismerniük a telefonos tárgyalás szabályait. A magázódás-tegeződés témaköre is kapcsolódik ide, de ennek illemszabályai is megtanulhatók a protokoll képzésen.
Az üzleti életben elsősorban magázó formulát illik használni, és az is fontos, hogy szakmai témákról csak szaknyelven beszéljünk. A szlenget, a túl laza nyelvhasználatot kerüljük!
Figyeljünk a kiejtésre is az érthetőség kedvéért: a telefonban mindig jól artikulálva beszéljünk, s ha lehet, mosolyogjunk! Ezt megérzi az ügyfél, s máris nagyobb esélyünk van a sikerre.
Még egy jó tanács a végén: a fontosabb megbeszélésekről készítsünk jegyzeteket telefonálás közben, ezért egy kicsi kis notesz és toll mindig legyen nálunk!
